Étude de Cas :
Agent Secrétaire.

Seulement Deux Outils

Déroulement de Base

1. Discutez avec Chat Claude → obtenez un cahier des charges pour « quoi construire »
2. Chat Claude transforme ce cahier des charges en une feuille d'instructions (TASK.md)
3. Remettez le TASK.md à Claude Code dans VS Code → il construit réellement
4. Rapportez le résultat à Chat Claude → obtenez la prochaine feuille d'instructions
5. Répétez les étapes 1 à 4 jusqu'à ce que ce soit terminé

Faire l'Inventaire du Travail de Secrétariat (un point de départ pour l'entretien)

« Je veux un secrétaire » est facile à dire, mais mettre des mots sur ce que vous souhaitez réellement déléguer est étonnamment difficile. En nous basant sur ce que ce rôle recouvre en pratique, voici un point de départ pour l'entretien.

Agenda

• Ajout, modification et annulation d'événements (dites-le à voix haute et c'est dans l'agenda)
• Détection des conflits et maintien d'intervalles réalistes tenant compte du temps de trajet
• Lecture de l'agenda du jour à une heure fixe — dès le matin, ou la veille au soir
• Événements récurrents, et prise en compte des jours fériés et des jours de fermeture

Notes de Frais

• Lecture de la date, du montant, du bénéficiaire et du détail des lignes à partir de photos de reçus et de factures
• Classement par catégorie comptable et fiscale (en supposant qu'un humain effectue la vérification finale)
• Totaux mensuels et export vers le format que vous transmettez
• Un rappel lorsque les reçus non traités s'accumulent

E-mails

• Classification du courrier entrant (réponse nécessaire / pour information seulement / aucune action) et définition de la priorité
• Rédaction de brouillons de réponse (c'est un humain qui décide de l'envoi, en règle générale)
• Application de modèles aux demandes de routine
• Détection des réponses oubliées (signalement des fils restés sans réponse après un délai défini)

Comptes Rendus de Réunion à Partir d'un Enregistrement

• Confiez-lui un enregistrement et il enchaîne transcription, points clés et rapport en une seule opération continue — traduit dans la langue de votre choix si nécessaire
• Cela peut se construire sans ajouter la moindre API. La transcription réutilise un modèle Whisper local, et le résumé comme la traduction sont réalisés par le LLM de l'agent lui-même
• Cela porte ses fruits avec les réunions en langue étrangère : une discussion tenue dans une langue vous revient sous forme de rapport dans une autre, sans l'aller-retour « réécouter, puis traduire »

La mise au propre des notes de réunion, la rédaction de formulaires et la présélection de vols et d'hôtels peuvent également être prises en charge. L'organisation des déplacements n'est pas une fonctionnalité obligatoire — si les déplacements sont rares dans votre activité, laissez-la de côté dès le départ.

Pourquoi Répartir sur Plusieurs Agents Plutôt que sur un Seul

Quand on entend « agent secrétaire », on imagine généralement un unique agent bon à tout faire. Cette étude de cas recommande au contraire de répartir par tâche.

Parce que le Jugement Requis par Chaque Tâche est Différent

• L'agenda exige la prudence de ne pas surcharger le calendrier ; le tri des e-mails exige l'ampleur de vue nécessaire pour ne rien manquer d'important ; les notes de frais placent la rigueur sur les chiffres au-dessus de tout. Mettez tout cela dans une seule personnalité et le critère se déplace d'une instruction à l'autre

Parce que Vous Pouvez Séparer le Périmètre d'Autorité

• L'agent e-mails a besoin d'un accès en lecture à votre boîte de réception ; l'agent notes de frais, non. Séparez-les et chacun n'obtient que le minimum dont il a besoin. Si quelque chose dérape, le rayon d'impact reste à l'intérieur du territoire de cet agent

Parce qu'il est Plus Facile d'Isoler un Problème

• Lorsque le total des frais semble faux et que les rôles sont séparés, vous savez immédiatement où regarder. Avec tout dans un seul agent, retrouver quelle instruction a interféré prend du temps

Envoyer des Instructions par la Voix, Recevoir des Rapports par la Voix

Le cœur de cette étude de cas, c'est que votre secrétaire continue de travailler pendant les heures où vous êtes loin de votre ordinateur. Pour cela, vous transformez Discord en une porte qui transporte l'audio dans les deux sens.

Entrant (vous → l'agent)

• L'audio que vous enregistrez avec la fonction de message vocal de Discord est transcrit par l'agent et pris comme une instruction
• La transcription fonctionne sur un modèle Whisper local, donc l'audio n'est jamais envoyé nulle part et il n'y a aucun frais d'utilisation d'API. Lorsque l'audio porte sur des rendez-vous, des noms de clients et des montants, c'est la configuration sur laquelle s'appuyer

Sortant (l'agent → vous)

• Les rapports reviennent à la fois en audio et en texte — laissez l'audio défiler pendant que vous vous déplacez, et suivez le texte lorsque vous voulez vérifier quelque chose plus tard
• Le moteur de synthèse vocale à utiliser dépend de la langue, et de ce qui peut ou non quitter votre machine. L'approche n'est pas de s'engager sur un moteur, mais d'en écouter plusieurs et de choisir
• Le critère est qu'il ne doit pas sonner mécanique. Les montants et les dates en particulier touchent directement à votre travail, testez donc toujours les formats que vous utiliserez réellement

Calendrier Global (Six Phases)

Ce que chacun souhaite déléguer diffère complètement d'une personne à l'autre, donc il n'existe pas de TASK.md prêt à l'emploi qui permettrait de sauter l'entretien. Commencez toujours par l'entretien de recueil des besoins de la Phase 0.

Commencer Maintenant : le Prompt de Lancement de la Phase 0

Il vous suffit de coller ce prompt tel quel dans une nouvelle conversation avec « Chat Claude » (claude.ai) pour lancer l'entretien de recueil des besoins de la Phase 0.

Avertissement et Points Importants